persian

10- 7- تامین شرایط اجرای دورکاری

طبیعتا کاربرد هرگونه فناوری یا روش جدید(خصوصا درآغاز کار)، دارای مشکلاتی است که بتدریج حل خواهد شد. دورکاری نیز از این قاعده مستثنی نیست. اجرای موفق برنامه دورکاری، چه برای فرد، چه برای سازمان و چه برای جامعه محلی، دارای الزام هایی است که برخی ازآن ها به این شرح است:

• شرایط فردی کارکنان: گاهی بعضی از کارکنان ویژگی های موردنیاز برای اجرای برنامه دورکاری را ندارند. ازاین رو، باید قبل از هراقدام، ویژگی های کارکنان برای دورکاری بررسی شود وتنها درصورت داشتن شرایط به دورکاری اعزام شوند. برای مثال:
  • برخی کارکنان انگیزه کافی برای انجام کار حتی در محل سازمان را ندارند(کارکنان بی انگیزه). این کارکنان، نظم و انضباط اداری مورد نظر مدیر خود را برای کیفیت انجام کار و نیز انجام کار در ساعت مقرر رعایت نمی-کنند. دراین صورت، بهتر است به این کارکنان اجازه دورکاری داده نشود.
  • ارکنان تازه استخدام که درواقع، جوانان راه یافته به بازارکار هستند، درصورت انجام دورکاری، ممکن است از آشنایی با سازمان، کارکردن در یک تیم کاری، کسب تجارب عملی، یادگیری سازمانی و... محروم شوند. این موضوع به ضرر فرد و سازمان خواهد بود.
  • برای برخی کارکنان رفتن هر روزه به محل کار، نوعی عادت و اساسا بخش مهمی از زندگی روزانه آنان است. این گروه از کارکنان، تمایل دارند ازاین راه، با دوستان و همکاران خود ارتباط داشته باشند و مهارت های اجتماعی خود را توسعه دهند. بنابراین، دورکاری برکیفیت و انگیزه کاری آنان تاثیر منفی خواهد داشت.
• شرایط محل مناسب برای دورکاری: دربرخی موارد، خانه(منزل) کارکنان برای اجرای برنامه دورکاری نامناسب است. این موضوع باید قبل از محول نمودن انجام وظایف به صورت دورکاری، مورد توجه و بررسی قرارگیرد. برای مثال:
  • خانه گروهی از کارکنان به امکانات و شرایط فنی لازم (اعم از رایانه، اینترنت، تلفن، فاکس، ایمیل و...) برای انجام وظایف به صورت دورکاری تجهیز نیست.
  • امروزه به دلیل کوچک بودن و محدودیت های آپارتمان های مسکونی، حتی با انگیزه ترین افراد نمی توانند درانجام وظایف دورکاری، بازده مناسبی داشته باشند.
  • برخی کارمندان دارای نوزاد، تعداد فرزندان زیاد و شاید پدر و مادری هستند که دریک آپارتمان کوچک زندگی می کنند. بعضی نیز دارای همسایگان پر سروصدا و... می باشند. درچنین وضعیت هایی، دورکاری یک روش ناموفق برای انجام کار اداری است.
• شرایط مناسب سازمانی: در بیشترسازمان ها و شرکت ها، روش ها و سیستم های مدیریت و نیز فرهنگ سازمانی، هنوز با دورکاری بیگانه است. برای بهره گیری از دورکاری، سیستم مدیریتی و فرهنگ سازمان باید به خوبی با آن سازگار و انعطاف پذیری لازم را داشته باشد. نتایج بررسی ها در بریتانیا نشان داده است که مدیرانی که اعتماد به نفس کافی در توانایی خود برای مدیریت از راه دور ندارند و نیز مدیرانی که اعتقاد کافی به تعهد کارکنان خود ندارند، تمایلی به اجرای دورکاری ندارند. دراین وضعیت ها، کارکنان بسیار معدودی آمادگی خود را برای انجام کار در منزل، نشان داده اند.
• شرایط انجام کار:  بسیاری از کارها به همکاری و تعامل بسیار نزدیک کارکنان(همکاری تیمی) در یک اتاق و یا همکاری نزدیک با تیم های کاری دیگر دارند. همچنین، باید تحت نظارت و کنترل مدیریا تیم های مدیریتی قرار داشته باشند. درچنین وضعیت هایی اجرای دورکاری عملا میسر نخواهد بود. برخی از این وظایف عبارتند از:
  • بیشتر انواع طراحی ها و کارهای خلاق.
  • کارهایی که معمولا بخش مهمی از فرایند خلاق است. مانند کارهایی که در استودیوها انجام می شود.
  • کارها و وظایف مربوط به ارائه خدمات به ذینفعان و مشتریان سازمان ها که نیاز به ارتباط چهره به چهره دارند.
  • فعالیت های خرید و فروش که به مشورت گروهی، چانه زنی و صلاحدید رهبران و مدیران نیاز دارد. در این گونه موارد، همه افراد باید دریک جلسه حضور داشته باشند.
• زیرساخت های موردنیاز: اجرای نظام دورکاری در سازمان ها، جدای از قوانین و مقررات مربوط، نیاز به برخی ابزارها و تجهیزات دارد که در صورت فقدان یا حتی کمبود، انجام امور دورکاری با شکست مواجه خواهد شد. برخی از مهمترین آن ها به این شرح است:
  • مهیا بودن زمینه های استفاده از شبکه ارتباطی از راه دور برای ارائه خدمت و انجام کسب و کار برای پیر و جوان.
  • هزینه های ارتباطات راه دور برای دورکاران باید با نرخ  ارزان(با ارائه یارانه) پشتیبانی شود. 
  • دسترسی دورکاران به شبکه اینترنت پهن باند بسیار مهم است.
  • وجود شبکه های رایانه ای(ارتباطی) گسترده
  • وجود سیستم گسترده اتوماسیون اداری
  • آگاهی و اعتقاد داشتن مدیران و تصمیم گیران به مزایا و کاربردهای نظام دورکاری
  • تسلط کارکنان به رایانه، شبکه و نحوه بهره برداری از آن ها
  • تدوین قوانین و مقررات لازم؛ اعم از حمایتی و بازدارنده
  • به طور روزافزونی محصولات  و خدمات تغییر می کند، فناوری دورکاری باید قیمت تمام شده و زمان تولید محصولات را کاهش داده و نحوه ارائه آن ها را تسهیل نماید.

گروهی معتقدند هیچ یک از ملاحظات بالا، الزامأ مانعی برای دورکاری نیستند. آن ها فقط نشان می دهند که در برنامه دورکاری، چه مواردی مورد توجه قرارنگیرند، دورکاری با شکست مواجه خواهد شد. اگر در تنظیم یک برنامه دورکاری دچار اشتباهاتی شویم، باید انتظار مشکلات و حتی شکست را داشته باشیم.
برخی مدیران یا کارکنان می گویند:"دورکاری روش مناسبی برای انجام کار نیست!" یا این که: "دورکاری، متناسب نوع وظایف سازمان ما نیست! ".  واقعیت این است که"آنان هنوز دورکاری و راه بهره برداری از آن را نیاموخته اند"! به این گروه از افراد باید گفت: "دورکاری پایان کار نیست؛ آغاز راه است. دورکاری، انقلابی است که دیر یا زود همه جوامع و سازمان ها باید به آن گردن نهند."

مراجع